exonn ERP System Einrichtung für Dienstleister
Bevor Sie Ihr neues ERP System in Betrieb nehmen können, müssen erst ein paar Grundeinstellungen im Administrationsbereich vorgenommen werden.
Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten unter erp.exonn.de ein und rufen dort den Menüpunkt “Administration” auf.
Im Abschnitt “Administration” werden die wichtigsten Einstellungen vorgenommen, die für den Betrieb Ihres Warenwirtschaftssystems notwendig sind.
Länder aktivieren
Als erstes müssen alle Länder aktiviert werden in denen Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen anbieten. Rufen Sie unter “Administration” -> “Grundeinstellungen” den Punkt “Länder” auf. Es öffnet sich eine Übersicht aller Länder die bereits im System hinterlegt sind. Wie überall kann die Übersicht nach verschiedene Kriterien gruppiert oder sortiert werden. Aktivieren Sie alle Länder in den Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen anbieten oder anbieten möchten.
Mehr Information zur länderspezifischen Konfiguration finden Sie unter “Länder”
Bankkonten
Als zweites wird ein Bankkonto angelegt und eingerichtet um hinterher erfolgreich einen Mandanten anlegen zu können.
Rufen Sie unter “Administration” -> “Finanzwesen” den Punkt “Bankkonten” auf.
Als erstes erscheint eine Übersicht aller Konten, die Sie in Ihrem ERP System angelegt haben bzw. führen werden.
Klicken Sie dort auf den grünen Button “Neues Bankkonto”. Danach öffnet sich ein neuer Tab mit der Eingabemaske für die Kontodaten.
Hier werden alle Daten zu Ihrem Konto eingegeben. Im Feld “Info” können Sie eine interne Kontobezeichnung angeben.
Bei der Ersteinrichtung Ihres Systems bleibt die Auswahl des Mandanten leer. Ein Mandant wird dann zugeordnet, sobald Sie in weiteren Schritten einen Mandanten anlegen und dort ein Konto zuordnen.
Bei Auswahl von Kontenart wird unterschieden, ob ein Bankkonto (z.B. Sparkasse, Commerzbank usw.) oder PayPal Konto eingerichtet wird. Für die Anbindung werden dann unterschiedliche Daten benötigt.
In den weiteren Feldern geben Sie dann Ihre Kontodaten ein: BLZ, IBAN und BIC.
Möchten Sie über Ihre Bank SEPA Lastschriften ausführen, dann geben Sie Ihre SEPA ID ein, andernfalls können Sie dieses Feld leer lassen.
Bei Bankname gebene Sie Ihre Bankbezeichnung ein, die auch in Ihren Bankunterlagen aufgeführt ist.
Im Feld Benutzerkennung (online-banking) wird Ihr Benutzer/Anmeldename eingegeben, den Sie auch für Ihr Onlinebanking nutzen. Die Kommunikation mit dem Online Banking System Ihrer Bank erfolgt über eine verschlüsselte SSL-Verbindung.
Benutzer Alias ist ein sogenannter Benutzername den Sie ausschließlich für diese Anbindung angeben (z.B. Mandantenname oder individuelle Namen)
Die von Ihrer Bank erhaltene HBCI URL und Version tragen Sie bitte in diese Felder ein.
Die Daten für die HBCI URL und Version bekommen Sie direkt bei Ihrer Bank, falls Sie diese noch nicht haben.
Im Auswahlfeld “Verfahren” wählen Sie ein Art der Autorisierung für den Import Ihrer Bankumsätze aus. Beim PIN/TAN Verfahren wird alle drei Monate eine Tan Eingabe verlangt, damit Ihre Umsätze weiterhin importiert werden können. Beim HBCI Verfahren wird ein digitales Zertifikat generiert und an Ihre Bank gesendet. Sobald die Bank das Zertifikat autorisiert hat, können Ihre Bankumsätze ohne weitere Autorisierungen importiert werden.
Wenn Sie Ihr Konto auch für das SEPA Lastschriftverfahren aktivieren möchten, dann setzen Sie die Checkbox für “Dieses Bankkonto für den Einzug von Zahlungen (SEPA-Lastschriftverfahren) aktivieren” auf aktiv.
Nachdem Sie alle Ihre Bankdaten eingetragen haben, muss noch die sogenannte HBCI Anbindung erfolgen. Für diese Anbindung betätigen Sie bitte den obenstehenden Button “HBCI Verbindung einrichten”. Danach öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden weitere Daten einzugeben, um die Anbindung an Ihr Bankkonto endgültig herstellen zu können.
Mandanten anlegen
In diesem Schritt legen Sie einen neuen Mandanten an. Möchten Sie in diesem System gleich mehrere Ihrer Unternehmen führen, so können Sie dann gleich mehrere Mandanten (Ihre Firmen) anlegen.
Gehen Sie unter “Administration” auf den Punkt “Mandanten”. Dort öffnet sich gleich eine Übersicht aller Mandanten die Sie bereits in Ihrem System führen. Um einen neuen Mandanten anzulegen, klicken Sie bitte auf den grünen Button “Neuer Mandant”. Danach öffnet sich die Maske für die Eingabe der Grunddaten Ihres Unternehmens.
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt und gespeichert haben, öffnet sich eine neue Registerkarte “Profile”. Gehen Sie auf die neue Registerkarte und klicken dort auf den Button “Neues Profil” um Ihren Mandanten mit den angelegten Bankkonten zu verbinden.
Jetzt erscheint eine Eingabemaske für das Mandanten-Profil. Füllen Sie bitte alle Felder aus und ordnen dem Profil ein oder zwei Bankkonten zu. Die Dokumentenvorlagen wurden im Hintergrund bereits den jeweiligen Dokumententypen (Rechnung, Gutschrift u.a.) zugeordnet. Die Dokumentenvorlagen können selbstverständlich individuell bearbeitet und angepasst werden, mehr Info dazu finden Sie unter “Dokumentenvorlagen”.
Füllen Sie den Bereich “Freier Briefbogen (Text)” aus, um einen eigenen Text im Briefbogen anzeigen zu lassen, statt einer Vorlage aus dem System. Wenn dieses Feld leer bleibt, so werden die Daten (Name, Straße, PLZ, Ort u.a.) vom jeweiligen Mandanten-Profil übernommen.
Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch. Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Logo in “.jpg”- Format hochgeladen wird und die gleich Größe hat, wie es auch auf dem Dokument angezeigt werden soll. (Das Logo wird nach dem Hochladen nicht skaliert)
Zahlungsarten einrichten
Legen Sie hier alle Zahlungsarten an, die Sie Ihren Kunden anbieten möchten.
Öffnen sie den Punkt “Zahlungsarten” unter “Administration” -> “Verkauf”.
Klicken Sie auf den grünen Button “Neue Zahlungsart”.
Es erscheint ein neuer Tab, wo Sie bestimmte Daten zu dieser Zahlungsart eingeben können.
Bitte aktivieren und benennen Sie diese Zahlungsart. Sie können den Zahlungsarten auch einen Preis Auf- oder Abschlag zuordnen, um z.B. anfallende Gebühren bei der jeweiligen Zahlungsart zu kompensieren..
Im Anschluss ordnen Sie einem oder mehreren Ländern die entsprechende Zahlungsart zu.
Falls Sie bei der Konfiguration des Warenwirtschaftssystems nicht weiterkommen sollten oder Fragen haben, wenden Sie sich Bitte an support@exonn.de
Wünschen Sie individuelle Änderungen und Anpassungen an Ihre Geschäftsprozesse oder haben Sie einen Verbesserungsvorschlag? Dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail oder rufen Sie uns an:
E-Mail: info@exonn.de
Tel.: +49 (0) 7623 / 460 40 60