Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB) müssen Unternehmer ihre Geschäftsaktivitäten dokumentieren. Grundsätzlich entscheidet Ihre Rechtsform bzw. die Größe Ihres Unternehmens darüber, ob Sie zur doppelten Buchführung oder lediglich zur Anfertigung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet sind. Unter der Buchführungspflicht versteht man die Pflicht zur doppelten Buchführung.
Keine Buchführungspflicht für Freiberufler, Selbstständige und Kleingewerbe
Für Freiberufler bzw. Selbstständige, Kleingewerbe und kleinere landwirtschaftliche Betriebe reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollkommen aus. Sie haben keine Buchführungspflicht. Rechtsgrundlage hierfür ist das Einkommenssteuergesetz (§ 4 Abs. 3 EstG):
„Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen […] können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.“
Die EÜR wird elektronisch an das jeweilige Finanzamt übermittelt, wofür die „Anlage EÜR“ der Steuererklärung zu nutzen ist.
Buchführungspflicht für Handelsgesellschaften
Handelsgesellschaften, also zum Beispiel AGs, GmbHs oder GmbH & Co. KGs, sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dasselbe gilt für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, für Unternehmen mit hohem Jahresumsatz (über 600.000 €) und –gewinn (über 60.000 €) sowie für größere landwirtschaftliche Betriebe mit Nutzflächenwert von über 25.000 € und Jahresgewinn von über 60.000 € (§ 241a HGB). Sobald ein kleineres Unternehmen die Umsatz- und Gewinngrenzen überschreitet, die es zur doppelten Haushaltsführung verpflichten, bekommt es vom Finanzamt eine Benachrichtigung darüber, dass es ab dem Folgejahr zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Je nach Größe können buchführungspflichtige Unternehmen auch auf verschiedene Erleichterungen bei der Buchhaltung zurückgreifen, die besonders für kleinere und mittlere Unternehmen den Personal- und Zeitaufwand begrenzen. Diese Erleichterungen legt ebenfalls das Handelsgesetzbuch fest (vor allem HGB §§ 264, 266, 276, 288, und 326).
Auch falls Ihr Unternehmen nicht per Gesetz zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, kann diese für Sie trotzdem sinnvoll sein. Verschiedene Faktoren können eine doppelte Haushaltsführung empfehlenswert machen:
- Ihr Unternehmen ist im Wachstum begriffen und Sie steuern auf die Gewinngrenze von 60.000 € pro Jahr zu. In diesem Fall wächst die Wahrscheinlichkeit, dass Sie in einem der folgenden Jahre zur doppelten Haushaltsführung verpflichtet sind. Indem Sie den Prozess frühzeitig und proaktiv einleiten, können Sie Zeitdruck bei der Umstellung Ihres Buchhaltungssystems vermeiden, verschiedene Angebote externer Anbieter oder Software-Lösungen ausprobieren und Personalkosten sparen.
- Ihr Unternehmen ist jung, Sie suchen aktiv nach Investoren oder planen eine Expansion. Die erfolgreiche Suche nach Investoren und externem Funding hängt oft mit einer professionellen Darstellung Ihrer Geschäftserfolge und mit fundierten Wachstumsprognosen zusammen. Gegenüberstellungen von bestimmten Monaten oder Quartalen mit denen der Vorjahre können die Strategieentwicklung begünstigen und zeigen potenziellen Investoren, dass Sie den vollen Überblick über Ihre Geschäfte haben.
- Ihr Unternehmen verändert sich oder hat eine ungünstige Performance und Sie suchen nach Lösungen. Die einfache EÜR erfordert wenig Zeit und Infrastruktur, lässt aber auch wenig Spielraum für aussagekräftige Analysen. Für die detaillierte Analyse Ihrer Geschäftszahlen ist es durchaus hilfreich, Zahlungsvorgänge zu kategorisieren und die Entwicklung von Verkaufszahlen, Fixkosten, Eigenkapital, Fremdkapital und Investitionen einzeln darzustellen und zu vergleichen.