Unabhängig von der Art der Buchführung, zu der Sie verpflichtet sind, müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden. Laut Handelsgesetzbuch (§ 239 Abs. 2 HGB) müssen die Aufzeichnungen der Geschäftsvorgänge „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.“
- Vollständigkeit: Die Buchführung muss vollständig und lückenlos erfolgen, das heißt, dass jeder einzelne Geschäftsvorgang dokumentiert werden muss. Dies betrifft alle Zahlungseingänge und -ausgänge, Darlehen, Schuldtilgungen, Zinsen und auch ordnungsgemäße Abgaben wie Steuern und Offenlegungsgebühren.
- Richtigkeit: Die Geschäftsvorgänge müssen richtig gebucht werden, sowohl materiell als auch formell. Eine materiell richtige Buchführung gibt den korrekten Wert und vollständigen Inhalt eines Geschäftsvorgangs wieder. Formelle Richtigkeit bezieht sich auf die korrekte Bezeichnung der Kategorien von Geschäftsvorgängen und Konten sowie die Nachvollziehbarkeit zwischen Eintrag und Nachweis, zum Beispiel bei einer Quittung oder Rechnung.
- Zeitgerechtheit: Die Verbuchung eines Geschäftsvorgangs muss innerhalb eines angemessenen zeitlichen Rahmens geschehen. Größere Unternehmen und Institutionen, die einer Wirtschaftsprüfungspflicht unterliegen, müssen zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Prüfung ihrer Bücher zulassen, wobei Buchungsrückstände nicht unangemessen sein dürfen. Auch müssen Geschäftsvorgänge in korrekter chronologischer Reihenfolge dokumentiert werden.
- Ordentlichkeit: Geschäftsvorgänge müssen übersichtlich und in der geltenden Amtssprache bzw. einer modernen Fremdsprache festgehalten sein. Abkürzungen müssen gegebenenfalls erläutert und Änderungen so vorgenommen werden, dass der Vorgang dabei nachvollziehbar bleibt. Dies ist notwendig, damit externe Wirtschaftsprüfer oder das Finanzamt zu jedem Zeitpunkt eine Prüfung der Bücher vornehmen können.
Außerdem sind Gewerbetreibende zu einer nachprüfbaren Buchführung verpflichtet. Dies setzt voraus, dass alle Geschäftsvorgänge durch Belege nachweisbar und in Büchern richtig und nachvollziehbar aufgezeichnet sind. Der Bezug von dokumentierten Vorgängen zu den jeweiligen Belegen muss deutlich sein. Änderungen in den Büchern sind ausschließlich durch nachvollziehbare Korrekturbuchungen möglich. Darüber hinaus müssen Belege laut Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) aufbewahrt werden, und zwar je nach Art der Unterlagen meist sechs bis zehn Jahre.
