Je nach Art der Buchführung lassen sich verschiedene Kategorien von Büchern unterscheiden. Diese können entweder elektronisch von Hand geführt oder durch eine Buchhaltungssoftware verwaltet werden. Alle Belege müssen aufbewahrt und den entsprechenden Einträgen in den Büchern problemlos zuzuordnen sein. Im Wesentlichen wird zwischen Grundbüchern, Hauptbüchern und Nebenbüchern unterschieden:
Grundbuch
Grundbücher finden sich bei allen Formen der Buchführung. Ein Grundbuch ist das Kernstück der Aufzeichnungen, da in ihm alle Geschäftsvorgänge in der Reihenfolge, in der sie sich ereignen, festgehalten werden. Bestandteile jedes Eintrags sind eine durchlaufende Nummerierung, das Datum, Beträge, Bemerkungen, Belegverweise und – bei der doppelten Buchführung bzw. Doppik – Hinweise auf die Eintragungen im Soll- und im Haben-Konto. Aus diesen Aufzeichnungen ergeben sich bei der Doppik die Eintragungsanweisungen für das Hauptbuch. Auch bei Nutzung einer Buchhaltungssoftware muss das Grundbuch separat geführt werden.
Hauptbuch
Das Hauptbuch ist vor allem bei der doppelten Buchführung fester Bestandteil. Hier werden die Geschäftsvorgänge sachlich kontiert, das heißt kategorisch sortiert und auf Soll- und Haben-Konten verbucht. Kernaspekt der doppelten Buchführung ist vor allem, dass jeder Geschäftsvorgang doppelt verbucht wird. Die Konten werden zum Ende des Geschäftsjahres separat verrechnet, und zwar teils über die sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und teils über die Bilanz. Auf Grundlage der Aufzeichnungen im Hauptbuch werden Steuern berechnet und Informationen für Kreditgeber und Aktionäre offengelegt. Die Führung des Hauptbuchs kann durch eine spezielle Software vorgenommen werden.
Nebenbuch/Nebenbücher
In komplexeren Formen der Buchführung kann es ein oder mehrere Nebenbücher geben. In diesen werden nähere Informationen zu den Konten des Hauptbuchs verzeichnet. Nebenbücher werden oft nach den jeweiligen Konten benannt, die sie erläutern. Beispiele hierfür sind Kassenbücher, in denen der Bargeldbestand des Unternehmens dargestellt ist, Warenbücher, die Aus- und Eingänge von Waren verzeichnen, und Kontokorrentbücher, die Forderungen von oder an Geschäftspartner auflisten.
