GDPdU
Die Abkürzung "GDPdU" steht für "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Die GDPdU sind in Deutschland festgelegte Richtlinien, die den Zugriff der Finanzbehörden auf digitale Unterlagen und Datenbanken von Unternehmen regeln. Das Ziel dieser Grundsätze ist es, die Prüfung von steuerrelevanten Informationen und Buchführungsunterlagen zu erleichtern und sicherzustellen, dass Unternehmen im Rahmen von Betriebsprüfungen alle erforderlichen Daten in digitaler Form bereitstellen können.
Hier sind einige wichtige Punkte in Bezug auf die GDPdU:
- Digitale Buchführung: Die GDPdU regeln den Umgang mit digitalen Buchführungssystemen und elektronisch geführten Unterlagen. Unternehmen sind verpflichtet, sämtliche relevanten Daten, die für die Besteuerung relevant sind, in digitaler Form vorzuhalten und auf Anforderung der Finanzbehörden zugänglich zu machen.
- Datenzugriff und -bereitstellung: Die Finanzbehörden haben das Recht auf einen Datenzugriff bei Unternehmen, die digitalisierte Buchführungssysteme verwenden. Dies umfasst nicht nur die Einsichtnahme in die digitalen Unterlagen, sondern auch die Möglichkeit, Daten zu exportieren und in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Dokumentationspflicht: Unternehmen sind verpflichtet, alle Prozesse im Zusammenhang mit der digitalen Buchführung zu dokumentieren. Dies betrifft insbesondere Verfahren zur Datensicherung, Datenänderung, Zugriffskontrolle und Archivierung.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen in einem maschinenlesbaren Format vorgehalten werden, um eine effiziente Prüfung durch die Finanzbehörden zu ermöglichen. Dies erleichtert die Auswertung und Analyse der Buchführungsdaten.
- Verfahrensdokumentation: Neben der Dokumentation der IT-Systeme und Prozesse müssen Unternehmen auch eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese beschreibt detailliert die eingesetzten Software- und Hardware-Komponenten sowie die organisatorischen Abläufe im Zusammenhang mit der digitalen Buchführung.
Die Einhaltung der GDPdU ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da Verstöße zu steuerlichen Konsequenzen führen können. Durch die Nutzung digitaler Buchführungssysteme können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten, müssen jedoch sicherstellen, dass sie die Anforderungen der GDPdU erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Es ist ratsam, sich bei steuerlichen Fragen und der Umsetzung der GDPdU an einen Steuerberater zu wenden.